Gebruiken

De meeste documenten van het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen zijn alleen beschikbaar in hun oorspronkelijke vorm, dat wil zeggen voornamelijk op papier. Ze kunnen daarom alleen worden geraadpleegd in de leeszalen van het Landesarchiv in Duisburg, Münster of Detmold.

Het gebruik van het archiefmateriaal gebeurt in overeenstemming met de archiefwet van Noordrijn-Westfalen en het archiefgebruiks- en tariefreglement van Noordrijn-Westfalen. Het is in principe toegankelijk voor alle geïnteresseerden en is gratis.

Archiefmateriaal dat nog onderworpen is aan beschermingstermijnen of andere gebruiksbeperkingen, kan alleen onder bepaalde voorwaarden worden geraadpleegd.

Nutzer im Lesesaal in Münster mit Akte, in der er liest.

Landesarchiv NRW / Foto: Jochen Tack

Voorbereiding van het archiefbezoek

Ga online na aan de hand van algemene informatie, inventarislijsten en zoekboeken of er documenten voor uw vraag of onderwerp in het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen aanwezig zijn. Noteer in welke afdeling van het Landesarchiv deze documenten worden bewaard.
Als u voor het eerst in het Landesarchiv onderzoek doet naar uw vraag of onderwerp, raden wij u aan vooraf contact op te nemen met een archivaris, die u kan wijzen op geschikte zoekboeken of archiefstukken.
Als u de signaturen van geschikte archiefstukken al kent, kunt u deze per e-mail vooraf reserveren bij de betreffende leeszaal (Detmold, Duisburg, Münster). Houd er rekening mee dat het enkele dagen kan duren voordat de stukken zijn opgehaald.
Dien een aanvraag voor een speciale vergunning in als de geschikte archiefstukken nog onderworpen zijn aan beschermingstermijnen en wacht op de beslissing van het Landesarchiv voordat u langskomt.
Informeer bij de betreffende afdeling van het Landesarchiv (Ostwestfalen-Lippe, Rheinland of Westfalen) naar de praktische aspecten van het archiefbezoek: openingstijden, reisbeschrijving enz.
Vergeet uw (mobiele) camera niet als u zelf reproducties van geschikte documenten wilt maken.

Uw bezoek ter plaatse

De medewerker van de leeszaal is uw centrale contactpersoon en helpt u graag bij alle vragen over het gebruik. Bij de medewerker van de leeszaal kunt u ook uw bestelde archiefstukken ophalen en bij een eerste bezoek ook uw leeszaalpas.

In de leeszaal heeft u toegang tot het archiefinformatiesysteem V.E.R.A., waarmee u in het archiefmateriaal kunt zoeken en geschikte archiefstukken kunt bestellen. Bestelde archiefstukken worden meerdere keren per dag uit de magazijnen gehaald en in de leeszaal aan u bezorgd. Gedigitaliseerde archiefstukken kunt u direct op het scherm bekijken.

Sinds 1 januari 2018 is het in de leeszalen van het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen in Duisburg, Münster en Detmold mogelijk om met een eigen camera tegen beperkte voorwaarden kosteloos foto's van archiefstukken te maken.

Als u zelf archiefstukken wilt fotograferen, neem dan contact op met de zaalwachter. Alle documenten die gefotografeerd moeten worden, moeten vooraf ter controle aan de zaalwachter worden voorgelegd. U moet vooraf schriftelijk bevestigen dat u kennis heeft genomen van de voorwaarden waaronder het fotograferen in de leeszaal is toegestaan.

In de leeszalen geldt het leeszaalreglement van het Landesarchiv.

Relevant Links

Afdeling Oost-Westfalen-Lippe

Afdeling Rijnland

Afdeling Westfalen

Gedigitaliseerde collecties

Eerst het goede nieuws: met een omvang van ongeveer 150 kilometer aan archiefmateriaal is de kans groot dat ook u uw historisch onderzoek kunt uitvoeren met behulp van de collecties van het Landesarchiv. Een groeiend aantal van de door ons bewaarde documenten kunt u online bekijken!

Het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen digitaliseert voortdurend archiefmateriaal uit zijn collecties om het online beschikbaar te maken voor gebruik. Gezien de meer dan 150 kilometer aan archiefmateriaal met vele miljoenen pagina's is dit echter een langdurig project.

Gedigitaliseerd archiefmateriaal kunt u online bekijken. De digitalisaten zijn gekoppeld aan de betreffende registratie-eenheden, d.w.z. als uw onderzoek u naar een gedigitaliseerde registratie-eenheid leidt, vindt u daar een pictogram dat verwijst naar digitalisaten . Als u hierop klikt, wordt de viewer geopend waarin u de digitalisaten kunt bekijken. Met het filter “Alleen met digitalisaten” kunt u in de trefwoordzoekfunctie ook specifiek alleen de registratie-eenheden met digitalisaten zoeken.

Downloads

Download und Weitergabe von Digitalisaten

Beschermingstermijnen

Niet elk document in het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen kan onbeperkt worden ingezien. Beperkingen op het gebruik vloeien voort uit wettelijke bewaartermijnen, speciale geheimhoudingsvoorschriften of problematische conserveringsomstandigheden.

Archiefstukken zijn in de regel onderworpen aan een algemene beschermingstermijn van dertig jaar na het ontstaan van de documenten. Persoonsgebonden archiefstukken kunnen op zijn vroegst tien jaar na het overlijden of honderd jaar na de geboorte van de betrokken persoon worden ingezien.

Archiefstukken kunnen ook onderworpen zijn aan bijzondere geheimhoudingsvoorschriften, zoals het sociale, fiscale of statistische geheim. In deze gevallen is het betreffende archiefmateriaal onderworpen aan een speciale beschermingstermijn van zestig jaar na het ontstaan van de documenten. Archiefmateriaal kan ook als vertrouwelijk worden geclassificeerd. In dat geval is gebruik pas mogelijk nadat de geheimhouding is opgeheven. Het Landesarchiv kan op verzoek toestemming geven voor vroegtijdig gebruik als er een wetenschappelijk doel wordt genoemd of als door het gebruik juridische belangen worden behartigd. Neem vóór het indienen van de aanvraag contact op met het Landesarchiv (zoekopdracht). Als de documenten nog onderworpen zijn aan beschermingstermijnen, gebruik dan voor het indienen van de aanvraag het formulier “Antrag auf Sondergenehmigung” (aanvraag voor speciale toestemming), de link vindt u hieronder. Raadpleeg ook de bijbehorende informatiebrochure.

In uitzonderlijke gevallen kan de staat van het archiefmateriaal het gebruik ervan onmogelijk maken, bijvoorbeeld bij documenten die gerestaureerd moeten worden.

Reproducties

Van archiefstukken van het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen kunnen reproducties worden gemaakt. Voor het maken van reproducties kunt u een beroep doen op de fotolaboratoria van het Landesarchiv of u kunt zelfstandig reproducties maken in de leeszalen met uw eigen camera.

U kunt het maken van reproducties door de fotolaboratoria informeel aanvragen door het archiefnummer, de paginanummers en het gewenste formaat op te geven. De kosten hiervoor vindt u in de bijlage bij het reglement voor archiefgebruik en tarieven van Noordrijn-Westfalen. De verwerking van reproductieopdrachten duurt doorgaans maximaal vier weken.

Betalingsinformatie voor overschrijvingen vanuit het buitenland vindt u in het onderstaande informatieblad.

U kunt zelfstandig en kosteloos reproducties maken in de leeszalen. De betreffende voorwaarden moeten vooraf schriftelijk worden bevestigd door de leeszaalbewaking. De leeszaalbewaking controleert ook of de betreffende documenten zelfstandig mogen worden gereproduceerd of dat er belemmeringen zijn (bijv. lopende beschermingstermijnen, bestaande auteursrechten).

Betaling in de leeszalen

Sinds 1 december 2022 is alleen nog contantloos betalen mogelijk in de leeszalen van het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen via een EC-Cash Terminal.
Alle gangbare contantloze betaalmethoden (EC-kaart, MasterCard, VISA enz.) worden geaccepteerd.

Correct citeren

Gelieve verwijzingen naar archiefstukken uit de drie afdelingen van het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen in de volgende vorm te vermelden:

„Landesarchiv NRW Abteilung Ostwestfalen-Lippe, [Bestelsignatuur]“ (afkorting: „LAV NRW OWL“)
„Landesarchiv NRW Abteilung Rheinland, [Bestelsignatuur]“ (afkorting: „LAV NRW R“)
„Landesarchiv NRW Abteilung Westfalen, [Bestelsignatuur]“ (afkorting: „LAV NRW W“)

Voorbeeld: Landesarchiv NRW Abteilung Ostwestfalen-Lippe, P 3 / 11, Nr. 4 (afkorting: LAV NRW OWL, P 3 / 11, Nr. 4)

Het belangrijkste is niet de komma, maar de duidelijke aanduiding van de afdeling, de signatuur van het bestand (P 3/11) en eventueel de naam van het bestand en het nummer van de afzonderlijke registratie-eenheid (nr. 4). De signatuur van het bestand (eventueel de naam van het bestand) en het nummer van de registratie-eenheid vormen samen de bestelsignatuur.

Meer voorbeelden:

LAV NRW OWL, D 73 Tit. 4, Nr. 5778
LAV NRW R, Gerichte Rep. 0011, Nr. 1245
LAV NRW W, K 204/Regierung Münster, Wiedergutmachungen, Nr. 4404

Niet-gouvernementele documenten gezocht

Het Landesarchiv Nordrhein-Westfalen kan naast overheidsdocumenten ook niet-officiële archiefstukken van algemeen belang overnemen. Voor historisch onderzoek zijn authentieke bronnen interessant die betrekking hebben op aspecten van het leven die niet of onvoldoende in de overheidsarchieven zijn gedocumenteerd. Beschikt u, uw familie of uw vereniging/bond over documenten die passen in het archiefprofiel van het Landesarchiv?