Met de oprichting van de deelstaat Noordrijn-Westfalen in 1946 en de daarmee gepaard gaande hervorming van het bestuur kreeg het voormalige provinciale archief extra taken toebedeeld. Vanaf 1952 was het archief ook verantwoordelijk voor het bewaren van de documenten van de ministeries en de hogere autoriteiten van de deelstaat. Deze nieuwe taak kwam tot uiting in de naam van het archief, dat voortaan Landeshauptarchiv (staatsarchief) heette en sinds 1961 Hauptstaatsarchiv (hoofdstaatsarchief). In 1970 werd in het hoofdstaatsarchief een aparte afdeling opgericht voor de documenten van partijen en verenigingen, voor nalatenschappen van belangrijke persoonlijkheden uit de politiek en de samenleving en voor beeld-, film- en geluidsdocumenten.

Het archiveren van documenten met betrekking tot de burgerlijke stand op één locatie gaat terug tot de Tweede Wereldoorlog. Vanaf ongeveer 1942 werden de kerkboeken en de registers van de burgerlijke stand (met bijlagen) uit de periode vóór 1900 verzameld door het toenmalige Landessippenamt der Rheinprovinz (stamboombureau van de Rijnprovincie) in de vesting Ehrenbreitstein in Koblenz. Na de Tweede Wereldoorlog nam het nieuwe archiefbeheer van de Rijnprovincie, respectievelijk zijn opvolger, het Landesarchivverwaltung Nordrhein-Westfalen, de documenten met betrekking tot zijn district over als personenstandsarchief. Dit werd in Brühl opgezet en stelde de documenten met betrekking tot de burgerlijke stand ter beschikking van de overheid, burgers die op zoek waren naar hun rechten en niet in de laatste plaats ook voor familiehistorisch onderzoek.