Das Landesarchiv NRW stellt mehrere Millionen von Erschließungsdaten online bereit, um Archivgut zugänglich zu machen. Ältere Erschließungen nutzen oft veraltete, diskriminierende oder beleidigende Begriffe, die damals akzeptiert wurden, heute aber als problematisch gelten müssen. Das Landesarchiv NRW verzichtet auf eine Modernisierung, distanziert sich jedoch ausdrücklich von solchen Formulierungen.

Einen Überblick über das Archivgut des Landesarchivs bieten Beständeübersichten und Findbücher. Die Gesamtheit des Archivguts setzt sich aus Beständen zusammen, die zumeist nach Herkunft gebildet werden (z.B. Hofrat des Erzstifts Köln, Oberpräsidium der Provinz Westfalen, Schulabteilung der Bezirksregierung Detmold); entsprechend geben Beständeübersichten einen Überblick über alle Bestände eines Archivs. Üblicherweise existiert zu jedem Bestand ein Findbuch, das dann die zu dem sogenannten Bestandsbildner vorliegenden Akten inkl. der zur Bestellung notwendigen Signaturen auflistet (wobei im Archivportal „Buch“ nur noch der tradierte Begriff für die zusammengehörigen Verzeichnungseinheiten eines Bestandes ist).

Die Beständeübersichten und Findmittel des Landesarchivs sind in das Archivportal NRW integriert.

Eine Recherche in Archivbeständen kann sich deutlich von Internet-Suchmaschinen oder auch Bibliotheks-Katalogen unterscheiden. Die Titel von Akten sind nicht standardisiert und häufig von zeitgenössischen Begrifflichkeiten durchzogen und natürlich sind nicht-digitalisierte handschriftliche Texte auch nicht mit einer Volltextrecherche zu durchsuchen. Häufig führen erste Recherchen daher nicht zum Erfolg. In den Hilfestellungen zur Recherche erklären wir Ihnen, mit welchen Suchbegriffen und -strategien Sie erfolgreich sein können und wie Sie demotivierende Negativergebnisse vermeiden.

Einen wichtigen Hinweis müssen wir Ihnen noch mitgeben: Auch wenn das Landesarchiv fortwährend Findbücher und Archivalien im Internet veröffentlicht, ist aus rechtlichen, technischen und organisatorischen Gründen nach wie vor nur ein Teil der Findbücher online verfügbar. Nur auf diesen online bereitgestellten Teil kann die Suche hier im Archivportal zugreifen.