Die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes haben dem Landesarchiv alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. 

Die Rechtsgrundlage für die Anbietung und Übernahme durch das Landesarchiv NRW ist das Archivgesetz Nordrhein-Westfalen. 

Aktenaussonderungen finden regelmäßig statt, um archivwürdige Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Wissenschaft und Forschung, historisch-politische Bildung, Gesetzgebung, Rechtsprechung, Institutionen oder Dritte zukommt, zu ermitteln und im Landesarchiv NRW zu überliefern.