Welche Stellen sind verpflichtet, dem Landesarchiv NRW Unterlagen anzubieten?
Die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes haben dem Landesarchiv alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch dreißig Jahre nach ihrer Entstehung, sofern keine anderen Rechtsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen festlegen (§ 4 Abs. 1 ArchivG NRW).
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Die Festlegung von Aufbewahrungsfristen liegt in der Verantwortung des Gesetzgebers, bei der zuständigen obersten Landesbehörde sowie bei der aktenführenden Stelle, wenn es keine übergeordneten Regelungen gibt. Die Verwaltung des Fristenkatalogs und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen liegt in zentraler Verantwortung der aktenführenden Stelle. Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel an dem Tag, an dem die Bearbeitung eines Vorgangs durch die Schlussverfügung „zu den Akten“ (z.d.A.) abgeschlossen wurde. Sie endet mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die (jahresscharfe) Aufbewahrungsdauer endet.
Welche Unterlagen müssen angeboten werden?
Dem Landesarchiv sind alle analogen und elektronischen Unterlagen zur Übernahme anzubieten. Unterlagen sind Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind (§ 2 Abs. 1 i.V.m. § 4 Abs. 1 S. 1 ArchivG NRW).
Darf ich Unterlagen ohne Anbietung vernichten?
Nein, ohne die Zustimmung des Landesarchivs NRW dürfen keine Unterlagen vernichtet werden. Das ist gesetzeswidrig und kann den Straftatbestand des Verwahrungsbruchs (§ 133 StGB) berühren.
Dürfen Unterlagen, die dem Datenschutz unterliegen, oder Verschlusssachen überhaupt angeboten werden?
Anzubieten sind auch personenbezogene und geheimgeschützte Unterlagen sowie Unterlagen, die speziellen Löschungsgeboten unterliegen (§ 4 Abs. 2 ArchivG NRW). Verschlusssachen übernimmt das Landesarchiv NRW in das Verschlusssachenarchiv.
Was bedeutet archivwürdig?
Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Wissenschaft und Forschung, historisch-politische Bildung, Gesetzgebung, Rechtsprechung, Institutionen oder Dritte zukommt. Über die Archivwürdigkeit entscheidet das zuständige Archiv unter Zugrundelegung fachlicher Kriterien. (§ 2 Abs. 6 ArchivG NRW).
Für einige Bereiche hat das Landesarchiv NRW entsprechende Archivierungsmodelle erarbeitet.
Können nicht archivwürdige Unterlagen auch an andere Stellen abgegeben werden?
Nicht archivwürdige Unterlagen sind durch die anbietende Stelle zu vernichten, wenn weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange Betroffener entgegenstehen. Es dürfen keine Unterlagen ohne Zustimmung des Landesarchivs an Dritte weitergegeben werden (§ 4 Abs. 5 ArchivG NRW).
Können Unterlagen nach der Ablieferung an das Landesarchiv NRW benutzt werden?
Die abliefernde Stelle bzw. ihre Funktions- und Rechtsnachfolger haben das Recht, Archivgut, das aus ihren Unterlagen gebildet wurde, jederzeit zu nutzen. Dies gilt nicht für personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen (§ 6 Abs. 4 ArchivG NRW).
Muss ich eine Anbietungsliste erstellen?
Im Normalfall erfolgt die Anbietung von Unterlagen, indem Sie uns auf elektronischem Wege eine Liste Ihrer Aussonderungsstücke elektronisch übermitteln. Für die Anbietung zahlreicher Aktengruppen gibt es Musterlisten im Excel-Format.
Wer organisiert den Transport der Unterlagen?
Den Transport organisiert die abgebende Stelle in Absprache mit dem Landesarchiv NRW. Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen sind innerhalb eines Jahres zu übergeben. (§ 4 Abs. 3 und § 4 Abs. 5 S. 2 ArchivG NRW).