Seit Anfang Januar 2026 hat das Stadtarchiv Gladbeck seine papierförmige Registratur auf elektronische Vorgangsbearbeitung umgestellt. Der Prozess war über einen Zeitraum von gut anderthalb Jahren in Abstimmung mit der städtischen IT vorbereitet worden.

Das Anlegen der Berechtigungsgruppen und die Freischaltung der Archivbeschäftigten zur Nutzung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) war bereits im November 2024 erfolgt, ehe im Sommer des darauffolgenden Jahres die Neufassung des elektronischen Aktenplans für die Dienststelle „Archiv“ abgeschlossen und die Teilnahme der Beschäftigten am Schulungsprogramm der IT erfolgen konnte. Erst im Februar 2026 wurden die letzten Aktenschränke (unter Zwischenarchivierung mehrerer hundert Akten) aus der Dienststelle entfernt.

Das Grundgerüst für das Bilden und Kennzeichnen der im Stadtarchiv Gladbeck fortan nur noch elektronisch geführten Akten ist der systematisch nach Aufgaben gegliederte Aktenplan, der sich an den normativen Vorgaben und Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement orientiert. Durch die Neufassung des Aktenplans werden zukünftig alle Aufgabenbereiche und pflichtigen Querschnittsdienstleistungen des Stadtarchivs vorausschauend im gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystem abgebildet und belegt.

Die revisionssichere Ablage von Dokumenten und Vorgängen nach Aktenplan bedeutet einen Quantensprung in der Archiventwicklung der letzten drei Jahrzehnte! Mit der E-Akte lassen sich zum ersten Mal seit der Computerisierung der Einrichtung in den 1990er-Jahren alle potentiell anfallenden Hauptakten in einem Vorgangsbearbeitungssystem unabhängig von Ort und Bürozeit zusammenführen. Zentrale Geschäftsprozesse wie die Bearbeitung von Nutzeranfragen können ab sofort so abgewickelt werden, dass ein gleichzeitiger Zugriff auf den jeweiligen Vorgang ohne Redundanzen und Zeitverzögerung möglich ist.

Die Erwartung dahinter: bessere Organisation infolge verbesserter Ablagesystematik der elektronischen Anträge, Berichte, Mitteilungen und Bescheide.