Die Archivierung von digitalen Daten und Informationen berührt eine unverzichtbare Querschnittsfunktion im Records Management öffentlicher Verwaltung. Nur durch den Betrieb eines funktionsfähigen digitalen Langzeitarchivs (dLZA) ist es der Kommunalverwaltung Gladbeck auch in Zukunft möglich, ihre aktenbildenden Fachdienststellen durch die regelmäßige, datenschutzkonforme Übernahme von archivwürdigen Unterlagen sowie durch die Freigabe von nichtarchivwürdigen Unterlagen zur Kassation/Vernichtung zu entlasten. Kommt das Stadtarchiv als zuständige Fachdienststelle seinem Auftrag der Sicherung von Archivgut als gesetzlich vorgeschriebene kommunale Pflichtaufgabe nicht nach, ist folglich auch die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Schriftgutsystem der Kommune unmöglich. Ohne dLZA keine Rechtskonformität im Verwaltungshandeln.

Seit dem 6. Dezember 2024 betreibt die Stadt Gladbeck, als erste Kommune im Kreis Recklinghausen, ein dLZA im Produktivbetrieb. Das Datum markiert den Beginn ebenjener neuen pflichtigen Daueraufgabe der Stadtverwaltung, die das Stadtarchiv Gladbeck vor neue fachliche, organisatorische, technische und personelle Herausforderungen stellt, die mit einem weiteren Zuwachs des bereits jetzt umfangreichen archivischen Aufgabenspektrums verbunden ist. Technisch setzt die Stadt auf die mandantenfähige Verbundlösung der Digital Preservation Solution (kurz: DiPS.kommunal) im Digitalen Archiv NRW (DA.NRW), das auch in Städten wie Düsseldorf, Köln oder Hamm auf Grundlage des ISO-Standards 14721 zum Einsatz kommt.

Welche Unterlagen wurden bislang ins sog. E-Archiv der Stadt Gladbeck übernommen? Aktuell können ausschließlich Unterlagen bestehend aus Verzeichnisstrukturen übernommen werden, wie sie z.B. auf Gruppenlaufwerken, USB-Stricks oder anderen Speichermedien dem Stadtarchiv angeboten werden. Solcherart E-Archivgut fällt i.d.R. in verschiedenen Dateien und Dateiformaten an (beispielsweise Excel, Word, PowerPoint, Bildformate, Audioformate und Videos), ohne dass technisch auswertbare Metadaten und/oder ein technisch auswertbares strukturierendes Element (wie z.B. ein Aktenzeichen, mit dem man alle zur Akte gehörenden Dokumente identifizieren könnte) vorliegen. Für die Aussonderung aus elektronischen Vorgangsbearbeitungssystemen (DMS/E-Akte, elektronische Fachverfahren), wie sie in der Stadtverwaltung Gladbeck verschiedentlich im Einsatz sind, wurde bislang noch kein Eingangskanal nach DA.NRW geschaffen. D.h., es können dem Stadtarchiv Gladbeck derzeit keine E-Akten, wie sie im Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung seit 2015 anfallen, zur Übernahme angeboten werden, vergleiche Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) § 4.

Welche Umfänge an digitalem Archivgut wurden bislang übernommen? Jenseits der Testumgebung sind bislang ausschließlich Übernahmen im Bereich der städtischen Daten ins E-Archiv der Stadt erfolgt. Im Jahr 2024 wurden insgesamt 1.539 Dokumente mit knapp 4 Gigabyte Speichervolumen ins dLZA eingeliefert, 2025 sind es 608 Dokumente mit knapp 10 Gigabyte Speichervolumen gewesen. Das übernommene Archivgut im Gesamtumfang von derzeit 2.500 Dokumenten mit knapp 17 Gigabyte (Stand: 27.01.2026) Speichervolumen enthält vorerst ausschließlich sog. schwach strukturierte Textinformationen, wie sie u.a. von Textverarbeitungssoftware oder Texteditoren der abgebenden Dienststellen erzeugt und nach PDF (Portable Document Format) konvertiert worden sind. Die Datenlieferungen liegen redundant auf einem Server des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe und auf einem Server der Stadt Köln. Zusätzlich erfolgt eine Sicherung der Daten auf Magnetbändern (Sicherheitskonzept).

Durch die Teilnahme an der Langzeitarchivlösung von DA.NRW erhält die Stadt Gladbeck eine Infrastruktur von Software und Hardware bereitgestellt, die kein Rundum-sorglos Paket bildet. Weder der oben genannte Eingangskanal, also die Schnittstelle für das bei der Stadt Gladbeck betriebene E-Akten-System/DMS oder diverser Fachverfahren noch die archivische Vorfeldarbeit, Bewertung, Übernahme und Erschließung, also die Archivierung digitaler Unterlagen im eigentlichen Sinne, wird dem Stadtarchiv Gladbeck mit Betriebnahme des dLZA abgenommen.Bewertungsmodelle und Übernahmeverfahren zur Ermittlung der archivwürdigen digitalen Unterlagen müssen vom Stadtarchiv u.a. in Eigenverantwortung erarbeitet, umgesetzt und weiterentwickelt werden.

Um die archivfachlichen Belange zu wahren und künftig überhaupt noch archivfähige Daten und Informationen (Einhaltung von Ordnungsstrukturen, archivfähige Formate, Entwicklung von Exportschnittstellen usw.) zu erhalten, ist die aktive Mitarbeit des Stadtarchivs Gladbeck in den jeweiligen Arbeitskreisen der DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft unerlässlich. Mit Blick auf die verschiedenen aussondernden Systeme der Stadtverwaltung bedeutet das einen hohen personellen Aufwand. Zur Erarbeitung von Leistungskriterien für Schnittstellen mit dem Ziel der regelhaften Einleitung von Übernahmen aus digitalen Systemen bringt sich das Stadtarchiv Gladbeck in momentan drei Arbeitskreise innerhalb der DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft ein.