DAS STADTARCHIV ALS QUERSCHNITTSDIENSTLEISTER FÜR DIE KOMMUNALVERWALTUNG GLADBECK

Das Stadtarchiv Gladbeck hat eine durch das Archivgesetz NRW festgelegte Doppelfunktion. Wir sind als Teil der Verwaltung zugleich und zunächst mit Aufgaben der Rechtssicherung betraut. Als Querschnittsdienstleister entlastet die Dienststelle „Archiv“ die Kommunalverwaltung Gladbeck von ihrem Schriftgut, und zwar durch die regelmäßige Übernahme von archivwürdigen Unterlagen und die Freigabe von nichtarchivwürdigen Unterlagen zur Kassation, unabhängig davon, ob die Unterlagen in analoger oder digitaler Form vorliegen....

Das Stadtarchiv Gladbeck hat eine durch das Archivgesetz NRW festgelegte Doppelfunktion. Wir sind als Teil der Verwaltung zugleich und zunächst mit Aufgaben der Rechtssicherung betraut. Als Querschnittsdienstleister entlastet die Dienststelle „Archiv“ die Kommunalverwaltung Gladbeck von ihrem Schriftgut, und zwar durch die regelmäßige Übernahme von archivwürdigen Unterlagen und die Freigabe von nichtarchivwürdigen Unterlagen zur Kassation, unabhängig davon, ob die Unterlagen in analoger oder digitaler Form vorliegen.

Damit ist eine unverzichtbare Funktion für die Gesamtkommune benannt, denn im Hinblick von datenschutzkonformer Archivierung und Vorfeldberatung der städtischen Dienststellen leistet das Archiv der Stadt Gladbeck einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Rechtssicherheit kommunalen Verwaltungshandels. Sie finden an dieser Stelle eine Zusammenstellung der in den letzten Jahren erreichten Meilensteine, die die Bandbreite der archivgesetzlichen Kernaufgaben unterwegs zum modernen Informationsdienstleister für die Stadtverwaltung Gladbeck verdeutlicht.

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Büroarbeit in der Finanzbuchhaltung der Stadtverwaltung Gladbeck in den dreißiger und vierziger Jahren des vergangenen Jahrhunderts
Stadtarchiv Gladbeck

MEILENSTEINE DER MODERNEN SCHRIFTGUTVERWALTUNG UND ARCHIVIERUNG

Die Bilanzierung und Buchführung auf losen Blättern, der Einsatz von Schreibmaschinen und Karteikarten, galt in der Stadtverwaltung Gladbeck vergangener Jahrzehnte mal als modern. Heute stehen wir vor der flächendeckenden Einführung digitaler Systeme der Schriftgutverwaltung (Records Management), die eine neue Form der maschinengestützen Daten- und Informationsverarbeitung ermöglicht.

Zwar hat die technologische Revolution, die derzeit tiefgreifend und umfassend alles verwandelt, die Verwaltung bisher nicht vollständig verändert. Doch das wird sie. Und damit sollte sich auch unsere Vorstellung vom Archiv verändern. Sich früher als bislang für ein Records Management einzusetzen, das authentische Records hervorbringt, ist ein wichtiges Gebot der Stunde.

2024: DIGITALES ARCHIVMAGAZIN

Werden in der Welt analoger Archive Originale erhalten, sind es in der digitalen Archivierung nur noch Informationen. Diese müssen, um in Zukunft weiterhin lesbar zu sein, im digitalen Archivmagazin unbedingt vom Datenträger getrennt und nach einigen Jahrzehnten in ein neues Format übertragen werden. Das ist das Verfahren der Migrationsstrategie, in der digitale Archive nur noch Kopien von Kopien von Kopien erhalten und wo nach jeder Übertagung gefragt wird, ob die neu erstellten Objekte im Kern noch den ursprünglich übernommenen entsprechen – ob sie als authentisch gelten können....

Werden in der Welt analoger Archive Originale erhalten, sind es in der digitalen Archivierung nur noch Informationen. Diese müssen, um in Zukunft weiterhin lesbar zu sein, im digitalen Archivmagazin unbedingt vom Datenträger getrennt und nach einigen Jahrzehnten in ein neues Format übertragen werden. Das ist das Verfahren der Migrationsstrategie, in der digitale Archive nur noch Kopien von Kopien von Kopien erhalten und wo nach jeder Übertagung gefragt wird, ob die neu erstellten Objekte im Kern noch den ursprünglich übernommenen entsprechen – ob sie als authentisch gelten können.

Seit dem 6. Dezember 2024 betreibt die Stadt Gladbeck, als erste Kommune im Kreis Recklinghausen, ein digitales Langzeitarchiv im Produktivbetrieb nach ISO 14721. Das Datum markiert den Beginn einer neuen vorgeschriebenen Pflichtaufgabe der Kommune, die das Stadtarchiv Gladbeck vor neue fachliche, organisatorische, technische und personelle Herausforderungen stellt, die mit einem weiteren Zuwachs des bereits jetzt umfangreichen archivischen Aufgabenspektrums verbunden ist.

Nur durch die Einrichtung eines funktionsfähigen digitalen Langzeitarchivs ist es der Kommunalverwaltung Gladbeck auch in Zukunft möglich, ihre aktenbildenden Fachdienststellen durch die regelmäßige, datenschutzkonforme Übernahme von archivwürdigen digitalen Daten und Informationen sowie durch die Freigabe von nichtarchivwürdigen Records zur Kassation/Vernichtung zu entlasten. Ohne digitales Langzeitarchiv keine Rechtskonformität im Verwaltungshandeln.

Relevante Links

Mehr zum Lösungsverbund DA.NRW erfahren Sie hier.

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2024: NEUES ROLLREGALSYSTEM IM DEPOTBEREICH

Zu den Kernaufgabe des Stadtarchivs Gladbeck zählt die Überlieferungsbildung und Bewertung der anzubietenden amtlichen Unterlagen. Auf Basis der für Kommunen gesetzlich verankerten Anbietungspflicht sind alle städtischen Registratur- bzw. Aktenbildner verpflichtet, ihre archivreifen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, dem zuständigen Archiv anzubieten. Das Stadtarchiv entscheidet dann nach fachlichen Kriterien über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen....

Zu den Kernaufgabe des Stadtarchivs Gladbeck zählt die Überlieferungsbildung und Bewertung der anzubietenden amtlichen Unterlagen. Auf Basis der für Kommunen gesetzlich verankerten Anbietungspflicht sind alle städtischen Registratur- bzw. Aktenbildner verpflichtet, ihre archivreifen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, dem zuständigen Archiv anzubieten. Das Stadtarchiv entscheidet dann nach fachlichen Kriterien über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen.

So werden nur die archivwürdigen Unterlagen in das Archiv der Stadt Gladbeck übernommen und hier den gesetzlichen Vorgaben entsprechend dauerhaft aufbewahrt, während die nichtarchivwürdigen Unterlagen nach Freigabe durch das Archiv vernichtet werden.

Weil sich an die Aufbewahrung von analogem Archivgut besondere Anforderungen stellen, wurde im Frühjahr 2024 ein Magazinraum im Gladbecker Archiv umgestaltet. Platzraubende Standregale wurden entfernt und gegen eine neue Rollregalanlage ersetzt. Das Projekt durchlief mehrere Bearbeitungsstufen, das im Ergebnis zu einer planmäßigen Steigerung der Flächenkapazität um 70 Prozent bei fachgerechter Lagerung des Archivgutes führte. Der Projektumsetzung lag eine Förderquote 70:30 (Kommune:Land) zugrunde.

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